Từ 01/7/2025, các sàn thương mại điện tử có chức năng thanh toán đã khấu trừ và nộp thuế thay hộ, cá nhân kinh doanh theo từng giao dịch. Nghị định 68/2026/NĐ-CP ban hành ngày 05/3/2026 chốt lại nguyên tắc phân nhóm: sàn nào có cả chức năng đặt hàng và thanh toán thì khấu trừ nộp thay, sàn nào không có thì người bán tự kê khai.
Phần luật quy định gì đã có nhiều nơi viết kỹ. Bài này không lặp lại. Chúng tôi tập trung vào ba câu hỏi mà người vận hành gian hàng phải trả lời trong tuần này: tiền về ví đổi thế nào, vốn lưu động hụt bao nhiêu, và phải dựng lại sổ sách theo hướng nào.
Sàn nộp thuế thay nghĩa là gì với dòng tiền của bạn
Tiền về ví của bạn đã bị trừ thuế trước khi bạn nhìn thấy nó. Khoản thuế không còn nằm trong tay bạn vài tuần rồi mới nộp — nó rời khỏi dòng tiền ngay tại thời điểm giao dịch, theo từng đơn.
Đây là điểm khác biệt lớn nhất, và nó thuần túy là chuyện vận hành chứ không phải chuyện pháp lý. Trước đây phần thuế phải nộp vẫn về tài khoản của bạn và bạn giữ nó cho tới kỳ khai nộp. Trong khoảng thời gian đó, nhiều shop — thường là không cố ý — đã dùng chính khoản ấy làm ngân sách quảng cáo, nhập hàng hoặc trả lương. Đó là một khoản vay không lãi suất, và nó vừa biến mất.
Theo thông tin trên Báo Chính phủ, tổ chức quản lý sàn có chức năng thanh toán thực hiện khấu trừ theo từng giao dịch phát sinh và khai, nộp số thuế đã khấu trừ theo tháng. Trường hợp hàng bị trả lại hoặc giao dịch bị hoàn, phần thuế đã khấu trừ được bù trừ vào kỳ sau.
Ba chi tiết đó là ba chi tiết bạn phải mang vào bảng dòng tiền, và chúng ta sẽ lần lượt xử lý từng cái.
Nghị định 68/2026 chia nhà bán thành hai nhóm — bạn thuộc nhóm nào
Nhóm một: bán trên sàn có cả chức năng đặt hàng và thanh toán, sàn khấu trừ nộp thay, bạn không phải tự nộp phần đó. Nhóm hai: bán qua kênh không có chức năng thanh toán, bạn tự kê khai toàn bộ.
Điều 11 Nghị định 68/2026/NĐ-CP nêu nguyên tắc này, theo tổng hợp của MISA meInvoice và Thư viện Pháp luật. Về mặt vận hành, việc phân nhóm không nằm ở tên sàn mà nằm ở luồng tiền của từng đơn.
Vấn đề thực tế là gần như không shop nào nằm gọn trong một nhóm. Một gian hàng điển hình của các brand chúng tôi làm việc cùng có đồng thời:
- Đơn trên Shopee và TikTok Shop, thanh toán qua sàn — thuộc nhóm một, sàn khấu trừ.
- Đơn chốt qua tin nhắn Facebook hoặc Zalo, khách chuyển khoản thẳng — thuộc nhóm hai, tự kê khai.
- Đơn từ website riêng, cổng thanh toán do shop tự tích hợp — tự kê khai.
- Đơn livestream ngoài sàn, khách đặt cọc rồi ship COD — tự kê khai.
Nghĩa là bạn không chọn được một cơ chế cho toàn bộ doanh thu. Bạn phải tách sổ theo luồng tiền, không theo kênh marketing — thứ quyết định nghĩa vụ khai báo là tiền có đi qua sàn hay không, chứ không phải khách đến từ đâu. Một đơn được quảng cáo trên TikTok nhưng chốt qua tin nhắn và chuyển khoản trực tiếp không nằm cùng nhóm với đơn thanh toán trên TikTok Shop. Quy trình vận hành đa kênh có ở bài quản lý bán hàng nhiều sàn cùng lúc.
Nghị định 117/2025/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/07/2025, quy định sàn khấu trừ theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu của từng giao dịch, chia làm ba nhóm. Các mức dưới đây tra ngày 20/09/2026 từ văn bản gốc trên Cổng thông tin Chính phủ.
- Hàng hoá — 1% thuế GTGT, cộng 0,5% thuế TNCN nếu là cá nhân cư trú, 1% nếu không cư trú.
- Dịch vụ — 5% thuế GTGT, cộng 2% thuế TNCN nếu cư trú, 5% nếu không cư trú.
- Vận tải và dịch vụ có gắn với hàng hoá — 3% thuế GTGT, cộng 1,5% thuế TNCN nếu cư trú, 2% nếu không cư trú.
Có một quy tắc trong nghị định dễ bị bỏ qua nhưng ảnh hưởng thẳng vào số tiền về: khi sàn không xác định được tính chất giao dịch, mức khấu trừ cao nhất được áp dụng. Một đơn hàng hoá bị phân loại nhầm sang nhóm dịch vụ sẽ bị trừ 5% thay vì 1%. Thấy tỷ lệ trên sao kê lệch với nhóm ngành của mình thì đó là chỗ đối soát đầu tiên, trước khi nghĩ tới chuyện tính sai doanh thu.
Đọc lại sao kê theo năm lớp số, không phải hai
Sao kê của bạn giờ có năm lớp số chứ không phải "doanh thu" và "tiền về". Nhầm lớp nào cũng làm sai bảng dòng tiền, và lớp bị nhầm nhiều nhất là lớp đầu tiên.
Thứ tự đúng, từ trên xuống:
- GMV hiển thị — tổng giá trị đơn đặt, gồm cả đơn sẽ hủy và sẽ hoàn.
- Doanh thu ghi nhận — sau khi trừ đơn hủy và đơn hoàn thành công. Phân biệt hai lớp này ở bài GMV, NMV là gì.
- Sau phí sàn — trừ hoa hồng nền tảng, phí giao dịch, phí hạ tầng, các chương trình tự nguyện. Chi tiết từng khoản ở phí sàn Shopee 2026 và phí sàn TikTok Shop 2026.
- Sau thuế sàn khấu trừ — khoản mới, tính trên doanh thu chứ không tính trên số còn lại sau phí.
- Tiền thực về tài khoản ngân hàng — sau khi trừ tiếp các khoản bù trừ, hoàn ứng, đối soát chênh lệch.
Điểm dễ sai nhất nằm ở lớp 4: thuế khấu trừ tính trên doanh thu, không tính trên phần còn lại sau phí sàn. Rất nhiều bảng tính tự dựng lấy số ở lớp 3 rồi nhân tỷ lệ thuế, và ra một con số thấp hơn thực tế. Chúng tôi tách riêng chuyện này trong bài doanh thu tính thuế có bao gồm phí sàn không.
Việc cần làm: mở đối soát 30 ngày gần nhất, dựng đúng năm cột trên, kiểm tra cột 5 có khớp số tiền thực nhận trong sao kê ngân hàng không. Nếu lệch, tìm cho ra khoản lệch trước khi làm bất cứ việc gì khác — một bảng dòng tiền lệch ở tháng đầu sẽ lệch mãi.
Vốn lưu động hụt bao nhiêu và cách tính lại vòng quay tiền
Phần vốn lưu động bạn mất đúng bằng số thuế khấu trừ nhân với số ngày bạn từng được giữ nó. Nếu trước đây bạn nộp theo quý, khoản "vay không lãi" đó có thể kéo dài hàng chục ngày trên mỗi đồng doanh thu.
Cách tính gọn nhất: lấy tỷ lệ thuế áp dụng cho ngành của bạn nhân với doanh thu tháng, ra số tiền không còn nằm trong tay bạn nữa; nhân tiếp với số ngày trung bình bạn từng giữ khoản đó trước kỳ khai nộp cũ. Kết quả là quy mô vốn lưu động đã bốc hơi khỏi vòng quay.
Ba hệ quả cần xử lý ngay:
Ngân sách quảng cáo tháng phải tính lại từ tiền thực nhận. Nếu bạn đang đặt ngân sách theo tỷ lệ phần trăm của GMV, tỷ lệ đó giờ đại diện cho một phần lớn hơn của số tiền bạn thật sự có. Cách phân bổ theo nguồn tiền thật có ở bài phân bổ ngân sách marketing đa kênh.
Lịch nhập hàng phải giãn ra hoặc phải có nguồn bù, nhất là với ngành có vòng quay tồn kho chậm.
Kế hoạch mega sale phải dự phòng thêm. Tháng có ngày đôi là tháng doanh thu tăng vọt, nên khoản thuế bị khấu trừ cũng tăng vọt, đúng lúc bạn cần tiền mặt để nhập hàng và đẩy ngân sách. Cách dựng kế hoạch tiền cho mùa cao điểm có ở bài cách phân bổ ngân sách trong campaign sale.
Vòng quay tiền của bạn đổi bao nhiêu ngày thì phải tự đo, vì nó phụ thuộc chu kỳ giải ngân của từng sàn và tỷ lệ đơn hoàn của chính gian hàng. Cách đo gọn nhất: lấy ngày tiền thực vào tài khoản ngân hàng trừ đi ngày khách đặt đơn, rồi lấy trung vị trên ít nhất 30 đơn gần nhất. Làm riêng cho Shopee và TikTok Shop, đừng gộp — hai sàn giải ngân theo lịch khác nhau nên số gộp không dùng để lập kế hoạch dòng tiền được. Đo lại sau mỗi lần sàn đổi chính sách đối soát.
Đơn hoàn và trả hàng: khoản bù trừ luôn về chậm một nhịp
Thuế đã khấu trừ trên đơn bị hoàn được bù trừ vào kỳ sau, không hoàn lại ngay. Nghĩa là trong tháng có tỷ lệ hoàn cao, bạn đã nộp thuế cho những đơn cuối cùng không có doanh thu, và phải đợi tới kỳ tiếp theo mới lấy lại.
Cơ chế này không sai về mặt kế toán nhưng gây hai vấn đề vận hành.
Vấn đề thứ nhất là lệch nhịp sau mega sale. Đợt ngày đôi tạo lượng đơn lớn trong vài ngày, còn làn sóng hoàn hủy thường rơi vào hai đến ba tuần sau đó — tức sang tháng kế tiếp. Bạn nộp thuế đầy đủ cho tháng sale, rồi tháng sau vừa có doanh thu thấp hơn vừa phải chờ khoản bù trừ.
Vấn đề thứ hai là đối soát. Khoản bù trừ xuất hiện trong sao kê tháng sau dưới một dòng riêng, và nếu không đánh dấu, bảng dòng tiền tháng đó trông như có một khoản thu nhập bất thường. Hãy tạo sẵn cột "bù trừ thuế kỳ trước" trong bảng đối soát ngay từ tháng đầu tiên, thay vì truy ngược sau ba tháng.
Nếu tỷ lệ hoàn hủy của bạn cao hơn mặt bằng ngành, đây là thêm một lý do tài chính để xử lý nó: tổn thất hoàn hủy vốn đã ăn vào biên đóng góp và đẩy ngưỡng ROAS hòa vốn lên — cách đưa vào công thức có ở bài ROAS hòa vốn mới sau khi phí sàn tăng — giờ nó ăn thêm cả vào dòng tiền theo một đường khác.
Sổ sách và hóa đơn: chuẩn bị gì trước khi bị hỏi
Bạn cần ba nhóm hồ sơ: chứng từ khấu trừ do sàn cấp, sổ doanh thu tách theo luồng thanh toán, và hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành. Nhóm thứ hai là nhóm không ai làm sẵn cho bạn.
Về hóa đơn điện tử, khung pháp lý đang được cập nhật với Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 50/2026/TT-BTC. Đây là mảng thay đổi nhanh và có ràng buộc kỹ thuật theo từng loại hình, nên hãy hỏi đơn vị kế toán hoặc nhà cung cấp giải pháp hóa đơn về đúng trường hợp của mình thay vì suy ra từ bài viết chung. Làm sai chỗ này tốn kém hơn nhiều so với việc hỏi.
Phần bạn tự làm được và phải làm được, là bốn việc sau:
- Tải và lưu chứng từ khấu trừ hằng tháng từ từng sàn, đặt tên file theo quy tắc thống nhất. Đừng để tới lúc cần mới đi tìm trong lịch sử tài khoản.
- Dựng sổ doanh thu tách theo luồng thanh toán — qua sàn và ngoài sàn — chứ không tách theo kênh quảng cáo.
- Đối chiếu ba con số mỗi tháng: doanh thu ghi nhận trên sàn, số thuế sàn báo đã khấu trừ, và tiền thực về ngân hàng. Tháng nào không khớp thì tìm cho ra lý do trong tháng đó. Việc này nên nằm trong nhịp báo cáo tháng sẵn có — xem mẫu báo cáo quảng cáo tuần/tháng.
- Chuẩn hóa thông tin định danh người bán. Luật Thương mại điện tử 2025 có hiệu lực từ 01/7/2026 siết yêu cầu định danh người bán trên sàn, kèm Nghị định 174/2026/NĐ-CP về xử phạt. Thông tin đăng ký gian hàng, thông tin thuế và tài khoản nhận tiền nên trùng khớp trước mốc đó.
Checklist theo mốc thời gian
Thứ tự dưới đây xếp theo mức độ ảnh hưởng tới tiền, không theo mức độ dễ làm.
Trong tuần này:
- Dựng bảng năm lớp số cho 30 ngày gần nhất, kiểm tra lớp cuối có khớp sao kê ngân hàng không.
- Phân luồng toàn bộ doanh thu thành "qua sàn có thanh toán" và "ngoài sàn", ghi rõ tỷ trọng từng luồng.
- Tính số tiền thuế bị khấu trừ trung bình mỗi tháng, đặt cạnh ngân sách quảng cáo tháng để thấy tương quan.
Trong tháng này:
- Tạo cột "bù trừ thuế kỳ trước" trong bảng đối soát và ghi nhận từ kỳ gần nhất.
- Tính lại ngân sách quảng cáo theo tiền thực nhận thay vì theo GMV.
- Rà lại lịch nhập hàng và điểm căng tiền dự kiến của ba tháng tới, đặc biệt tháng ngay sau mega sale.
- Hỏi kế toán về nghĩa vụ hóa đơn điện tử đúng với loại hình của bạn.
Trước mốc 01/7/2026:
- Đối chiếu thông tin định danh gian hàng, thông tin thuế và tài khoản nhận tiền cho khớp nhau trên mọi sàn.
- Nếu có bán qua kênh không có chức năng thanh toán, dựng quy trình kê khai riêng cho phần doanh thu đó và giao người chịu trách nhiệm cụ thể.
Bước 5 hay bị bỏ qua nhất và cũng ảnh hưởng trực tiếp nhất tới hiệu quả quảng cáo. Nếu ngân sách vẫn đặt theo tỷ lệ trên GMV như trước, bạn đang phân bổ một phần lớn hơn của số tiền thật sự có — và không chỉ số nào trên dashboard cho bạn thấy điều đó.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Sàn đã khấu trừ và nộp thuế thay rồi thì tôi còn phải làm gì?
Bạn vẫn phải lưu chứng từ khấu trừ do sàn cấp, dựng sổ doanh thu, và tự kê khai phần doanh thu phát sinh ngoài sàn — tức các đơn khách chuyển khoản trực tiếp, đơn qua website riêng hoặc kênh chat. Phần sàn nộp thay chỉ bao trùm giao dịch đi qua chức năng thanh toán của sàn đó, không bao trùm toàn bộ hoạt động kinh doanh của bạn.
Sàn khấu trừ vào lúc nào, theo tháng hay theo từng đơn?
Theo thông tin trên Báo Chính phủ, việc khấu trừ thực hiện theo từng giao dịch phát sinh, còn việc khai và nộp số đã khấu trừ thực hiện theo tháng. Với dòng tiền của bạn, mốc quan trọng là mốc đầu: tiền rời khỏi ví ngay tại giao dịch, không đợi tới cuối tháng. Bảng dòng tiền phải phản ánh đúng mốc đó.
Đơn bị hoàn thì phần thuế đã khấu trừ có được trả lại không?
Có, nhưng theo cơ chế bù trừ vào kỳ sau chứ không hoàn ngay. Trên thực tế điều này tạo độ trễ một nhịp: tháng có nhiều đơn hoàn từ đợt sale trước sẽ vừa giảm doanh thu vừa phải chờ khoản bù trừ. Hãy tạo sẵn một cột riêng trong bảng đối soát để không nhầm khoản bù trừ thành thu nhập bất thường.
Bán trên sàn không có chức năng thanh toán thì làm sao?
Theo nguyên tắc tại Điều 11 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, trường hợp sàn không có chức năng thanh toán thì hộ kinh doanh tự kê khai. Về vận hành, việc cần làm ngay là tách sổ theo luồng tiền chứ không theo kênh, và giao một người chịu trách nhiệm cho phần doanh thu này. Chi tiết cách xử lý từng tình huống ở bài doanh thu tính thuế có bao gồm phí sàn không.
Việc sàn nộp thuế thay có làm tôi phải tăng giá bán không?
Không tự động. Thuế được tính trên doanh thu và không phải khoản bạn mới phát sinh — nó vốn đã là nghĩa vụ, chỉ đổi thời điểm và cách thu. Cái thay đổi thật là dòng tiền và vốn lưu động. Nếu bạn đang cân nhắc tăng giá, hãy quyết định dựa trên cấu trúc phí sàn và độ co giãn cầu, theo khung ở bài nên tăng giá bán hay giảm ngân sách quảng cáo.
---
Nếu bạn đang vận hành nhiều gian hàng và chưa dựng được bảng nối từ đối soát sàn sang dòng tiền thật, đội Media Omni có thể ngồi soát cùng bạn: tách năm lớp số theo từng sàn, chỉ ra điểm căng tiền trong ba tháng tới, và tính lại ngân sách quảng cáo theo tiền thực nhận. Liên hệ tư vấn tại đây.