Đơn hàng đầu tiên trên Shopee chưa phải lúc để tăng ngân sách ngay. Trong 30 ngày tiếp theo, shop nên tập trung kiểm tra quy trình, hiểu dữ liệu đơn hàng và sửa những lỗi có thể làm khách không quay lại.
Giai đoạn này thường quyết định cách shop vận hành về sau. Thay vì làm mọi việc cùng lúc, hãy chia thành bốn tuần, mỗi tuần xử lý một nhóm việc trọng tâm.
Tuần 1: Giao đúng đơn và ghi lại toàn bộ vấn đề
Việc đầu tiên sau khi có đơn Shopee là hoàn tất đơn chính xác, đúng hạn và đúng kỳ vọng của khách. Đây chưa phải lúc phức tạp hóa quy trình bằng quá nhiều công cụ. Shop mới cần biết đơn đang đi qua những bước nào và bước nào dễ sai nhất.
Kiểm tra quy trình xử lý đơn
Hãy ghi lại thời gian từ lúc đơn phát sinh đến khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Kiểm tra các điểm sau:
- Sản phẩm trong đơn có đúng phân loại, màu, size và số lượng không?
- Tồn kho trên gian hàng có khớp với tồn kho thực tế không?
- Bao bì có bảo vệ được sản phẩm trong quá trình giao hàng không?
- Nhân sự đóng gói có checklist cố định không?
- Đơn có bị chậm xử lý vì thiếu hàng, thiếu tem hoặc thiếu vật liệu đóng gói không?
- Thông tin hướng dẫn sử dụng, đổi trả và bảo hành có được chuẩn bị rõ ràng không?
Sau khi giao đơn, hãy lưu lại các lỗi phát sinh. Một đơn thành công chưa nói lên rằng quy trình đã ổn. Điều quan trọng là shop có thể lặp lại kết quả đó ở những đơn sau hay không.
Shop cũng nên đọc kỹ các quy định mới nhất trong Trung tâm hỗ trợ Người bán Shopee để cập nhật yêu cầu về xử lý đơn, vận chuyển và chăm sóc khách hàng.
Ghi nhận phản hồi đầu tiên
Không nên chỉ chờ đánh giá sao. Tin nhắn của khách, câu hỏi trước khi mua và lý do khách cần đổi trả đều là dữ liệu vận hành.
Trong tuần đầu, hãy tạo một file đơn giản gồm:
- Câu hỏi khách thường hỏi trước khi đặt hàng.
- Lý do khách cần tư vấn thêm.
- Phần mô tả sản phẩm chưa đủ rõ.
- Lỗi trong đóng gói hoặc giao hàng.
- Phản hồi về chất lượng, kích thước và trải nghiệm nhận hàng.
Những ghi nhận này sẽ giúp shop điều chỉnh tiêu đề, hình ảnh, mô tả và kịch bản tư vấn. Đừng vội kết luận rằng quảng cáo kém nếu khách liên tục hỏi những thông tin đáng lẽ phải có trên trang sản phẩm.
Tuần 2: Chuẩn hóa trang sản phẩm và tồn kho
Sau khi có dữ liệu từ đơn đầu tiên, tuần thứ hai nên dành cho trang sản phẩm. Mục tiêu là giảm số lần khách phải hỏi lại và hạn chế sai lệch giữa nội dung đăng bán với sản phẩm thực tế.
Rà soát nội dung sản phẩm
Kiểm tra lần lượt:
- Tiêu đề có nói rõ loại sản phẩm, công dụng chính và đặc điểm quan trọng không?
- Ảnh đầu tiên có cho khách biết ngay sản phẩm dùng để làm gì không?
- Ảnh phụ đã thể hiện kích thước, chất liệu, cách dùng hoặc thành phần chưa?
- Các phân loại có tên dễ hiểu không?
- Mô tả có nêu rõ quy cách, hướng dẫn sử dụng và lưu ý không?
- Video sản phẩm có trả lời được câu hỏi phổ biến của khách không?
Nếu khách hỏi nhiều về cùng một thông tin, hãy đưa thông tin đó lên ảnh hoặc phần mô tả. Cách này giúp nội dung bán hàng sát với nhu cầu thật hơn thay vì chỉ dựa vào phỏng đoán.
Shop có thể đối chiếu thêm các bước chuẩn bị trong checklist mở gian hàng mới trên Shopee và TikTok Shop, đặc biệt khi đang xây lại nền tảng cho một shop mới.
Kiểm soát tồn kho
Đơn đầu tiên cũng là lúc kiểm tra cách shop quản lý tồn kho. Với mỗi sản phẩm, cần xác định:
- Tồn kho thực tế hiện có.
- Số lượng đã cam kết cho đơn đang xử lý.
- Số lượng có thể bán tiếp.
- Sản phẩm nào cần nhập lại.
- Sản phẩm nào có nguy cơ hết hàng khi chạy quảng cáo.
Không nên đưa quá nhiều sản phẩm vào quảng cáo khi chưa kiểm soát được tồn kho. Trong các hệ thống quảng cáo tự động, sản phẩm hết hàng hoặc giao không ổn định sẽ làm dữ liệu bị gián đoạn. Khi xem thông tin phí và khấu trừ, hãy tham khảo hướng dẫn chính thức dành cho người bán trên Shopee, sau đó đối chiếu với báo cáo thực tế của shop.
Tuần 3: Đọc dữ liệu trước khi tăng quảng cáo
Đến tuần thứ ba, shop đã có thêm dữ liệu từ lượt xem, lượt nhấp, tin nhắn và đơn hàng. Đây là lúc phân biệt vấn đề nằm ở sản phẩm, nội dung hay quảng cáo.
Theo dõi phễu bán hàng
Hãy xem dữ liệu theo từng bước:
- Sản phẩm có lượt hiển thị nhưng ít lượt truy cập: kiểm tra ảnh đầu, tiêu đề và mức độ phù hợp của từ khóa.
- Có lượt truy cập nhưng ít người thêm vào giỏ: xem lại giá, ưu đãi, thông tin sản phẩm và độ tin cậy.
- Có thêm giỏ nhưng ít đơn: kiểm tra phí vận chuyển, thời gian giao, mã giảm giá và các câu hỏi chưa được giải đáp.
- Có đơn nhưng tỷ lệ hủy hoặc hoàn cao: rà soát tồn kho, tư vấn, đóng gói và kỳ vọng do nội dung tạo ra.
Không nên nhìn một chỉ số riêng lẻ rồi lập tức thay đổi toàn bộ chiến dịch. Hãy ghi nhận dữ liệu theo cùng một khoảng thời gian và so sánh với chính shop ở các giai đoạn trước.
Nếu traffic có nhưng đơn đứng yên, bài Bắt bệnh quảng cáo Shopee khi traffic đổ về nhưng đơn hàng đứng yên sẽ giúp shop kiểm tra theo từng lớp của phễu.
Chỉ chạy thử với sản phẩm đã sẵn sàng
Khi bắt đầu shopee ban hang, nhiều chủ shop muốn quảng cáo ngay tất cả sản phẩm. Cách an toàn hơn là chọn một nhóm sản phẩm có tồn kho, nội dung và quy trình giao hàng đã kiểm tra.
Theo nguyên tắc vận hành quảng cáo, shop nên:
- Chọn sản phẩm chủ lực thay vì dàn trải ngân sách.
- Kiểm tra nội dung trước khi đưa vào chiến dịch.
- Không chỉnh ngân sách hoặc mục tiêu liên tục trong thời gian hệ thống thu thập dữ liệu.
- Theo dõi lượt xem, lượt nhấp, chi phí trên đơn và doanh thu cùng nhau.
- Ghi lại thời điểm thay đổi để biết dữ liệu sau đó phản ánh điều gì.
Nếu chưa quen với việc thiết lập, hãy đọc hướng dẫn quảng cáo Shopee toàn tập trước khi mở rộng chiến dịch.
Tuần 4: Chốt quy trình vận hành shop mới
Tuần cuối của chu kỳ 30 ngày dành cho việc tổng hợp. Shop cần chuyển những ghi nhận rời rạc thành quy trình có thể giao cho người khác thực hiện.
Tạo bộ quy trình tối thiểu
Một bộ quy trình cơ bản nên có:
- Cách tiếp nhận và xác nhận đơn.
- Cách kiểm tra sản phẩm trước khi đóng gói.
- Cách xử lý đơn thiếu hàng hoặc sai phân loại.
- Mẫu trả lời cho các câu hỏi thường gặp.
- Cách ghi nhận đổi trả, hoàn tiền và khiếu nại.
- Lịch kiểm tra tồn kho.
- Lịch xem báo cáo và cập nhật nội dung sản phẩm.
Mỗi quy trình nên viết bằng câu ngắn, có người phụ trách và thời điểm kiểm tra. Không cần xây tài liệu quá dài ngay từ đầu. Một checklist dùng được mỗi ngày có giá trị hơn một tài liệu đầy đủ nhưng không ai mở ra.
Checklist tổng kết 30 ngày
- [ ] Tất cả đơn đầu tiên đã được đối soát trạng thái.
- [ ] Tồn kho trên hệ thống khớp với tồn thực tế.
- [ ] Đã ghi lại câu hỏi và phản hồi phổ biến của khách.
- [ ] Trang sản phẩm đã bổ sung thông tin khách thường hỏi.
- [ ] Đã xác định sản phẩm chủ lực và sản phẩm cần tạm dừng quảng cáo.
- [ ] Đã kiểm tra tỷ lệ hủy, hoàn và lý do phát sinh.
- [ ] Đã tách chi phí sàn, vận chuyển, quảng cáo và giá vốn khi tính hiệu quả.
- [ ] Có quy trình đóng gói và xử lý đơn rõ ràng.
- [ ] Có lịch xem dữ liệu theo ngày hoặc theo tuần.
- [ ] Có danh sách việc cần làm trong 30 ngày tiếp theo.
Khi tính hiệu quả, đừng chỉ nhìn doanh thu. Phí sàn Shopee và cách tính từng khoản trên một đơn hàng là phần cần được đưa vào phép tính để biết mỗi đơn thực sự còn lại bao nhiêu sau các khoản khấu trừ.
Sau 30 ngày, nên ưu tiên điều gì?
Sau chu kỳ đầu tiên, shop nên chia sản phẩm thành ba nhóm: sản phẩm có tín hiệu tốt, sản phẩm cần sửa nội dung và sản phẩm chưa nên tiếp tục đẩy ngân sách.
Nhóm đầu tiên có thể được ưu tiên thêm nội dung, tồn kho và quảng cáo. Nhóm thứ hai cần sửa ảnh, mô tả, giá hoặc cách tư vấn trước khi đánh giá lại. Nhóm thứ ba nên được giữ ngân sách ở mức thận trọng cho đến khi có lý do rõ ràng để tiếp tục.
Nếu shop bán trên nhiều kênh, hãy giữ một nguồn dữ liệu tồn kho và quy trình chăm sóc khách thống nhất. Khi đã có nền tảng, bài bán hàng đa kênh cho brand ecommerce có thể giúp shop sắp xếp cách phối hợp giữa Shopee, TikTok Shop và các kênh khác.
Điều cần tránh là thay đổi sản phẩm, giá, nội dung và quảng cáo cùng một lúc. Khi quá nhiều yếu tố thay đổi, shop sẽ khó biết điều gì tạo ra kết quả mới.
Đọc thêm
Câu hỏi thường gặp
Sau khi có đơn Shopee, việc đầu tiên cần làm là gì?
Việc đầu tiên là hoàn tất đơn đúng sản phẩm, đúng phân loại và đúng thời hạn. Sau đó, shop nên ghi lại mọi lỗi trong khâu tư vấn, đóng gói và bàn giao. Đơn đầu tiên giúp kiểm tra quy trình thực tế, không chỉ xác nhận rằng sản phẩm đã bán được.
Bao lâu nên bắt đầu chạy quảng cáo Shopee?
Shop nên bắt đầu khi sản phẩm đã có tồn kho, nội dung rõ và quy trình xử lý đơn ổn định. Không cần quảng cáo toàn bộ danh mục ngay từ đầu. Hãy chọn nhóm sản phẩm có khả năng giao hàng đều để dữ liệu dễ đọc hơn.
Nếu có lượt xem nhưng chưa có đơn thì nên sửa gì trước?
Hãy kiểm tra theo thứ tự: ảnh và tiêu đề, thông tin sản phẩm, giá và ưu đãi, phí vận chuyển, sau đó mới xem đến quảng cáo. Lượt xem chỉ cho biết khách đã tiếp cận sản phẩm. Nó chưa đủ để kết luận rằng khách sẽ mua hoặc quảng cáo đang hoạt động tốt.
Vận hành shop mới có cần lập báo cáo hằng ngày không?
Không phải shop nào cũng cần báo cáo dài mỗi ngày. Tuy nhiên, shop nên ghi nhận trạng thái đơn, tồn kho, chi phí và các vấn đề phát sinh ở tần suất phù hợp với lượng đơn. Báo cáo theo tuần thường hữu ích để nhìn xu hướng và quyết định việc cần sửa trong tuần tiếp theo.