Shop bán hàng trên Shopee bắt buộc dùng hóa đơn điện tử theo loại hình kinh doanh và ngưỡng doanh thu áp dụng, không phải cứ có đơn là phải xuất cùng một loại hóa đơn. Từ ngày 1/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP có thêm quy định quan trọng về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Trong thực tế, câu hỏi về hóa đơn Shopee thường bị trộn lẫn với báo cáo doanh thu, thuế sàn khấu trừ và chứng từ đối soát. Ba việc này liên quan với nhau nhưng không thay thế cho nhau. Shop cần xác định đúng loại hình kinh doanh, doanh thu và người mua trước khi chọn cách xuất hóa đơn.
Ngưỡng nào khiến shop bắt buộc dùng hóa đơn điện tử?
Mốc cần theo dõi đầu tiên là doanh thu hằng năm và phương pháp khai thuế của shop.
Doanh nghiệp bán hàng trên Shopee
Doanh nghiệp, công ty hoặc tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc nhóm sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định về hóa đơn, chứng từ. Việc bán qua Shopee không làm doanh nghiệp được miễn nghĩa vụ này.
Khi phát sinh giao dịch cần lập hóa đơn, doanh nghiệp phải sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử phù hợp. Tùy điều kiện, hóa đơn có thể có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã. Việc chọn loại nào cần căn cứ vào phương pháp sử dụng hóa đơn, đăng ký với cơ quan thuế và quy định đang áp dụng.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 1/6/2025, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu hằng năm từ 1 tỷ đồng trở lên, bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng trong các nhóm thuộc diện quy định, phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Bán hàng trên sàn thương mại điện tử có thể thuộc nhóm bán trực tiếp đến người tiêu dùng. Vì vậy, shop không nên chỉ nhìn vào việc Shopee có khấu trừ hoặc kê khai thay một số khoản thuế hay không. Nghĩa vụ về hóa đơn cần được kiểm tra riêng.
Với hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng 1 tỷ đồng, việc có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử hay không còn phụ thuộc phương pháp thuế, ngành nghề, nhu cầu lập hóa đơn và hướng dẫn áp dụng tại từng thời điểm. Không nên dùng mốc 1 tỷ đồng như một kết luận chung cho mọi trường hợp.
Bạn có thể đối chiếu nội dung gốc tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và quy định nền tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Loại hóa đơn nào phù hợp với shop bán sàn?
Không có một mẫu “hóa đơn Shopee” áp dụng cho mọi nhà bán hàng. Cách gọi này thường dùng để chỉ hóa đơn phát sinh từ đơn hàng Shopee, còn loại hóa đơn hợp lệ phải căn cứ vào chủ thể bán và hình thức lập hóa đơn.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Hóa đơn có mã được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng gửi cho người mua. Đây là một trong các hình thức phổ biến khi người bán cần lập hóa đơn điện tử theo quy định.
Với hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thuộc diện dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, dữ liệu hóa đơn được truyền đến cơ quan thuế theo cơ chế tương ứng. Shop cần chuẩn bị thiết bị, phần mềm và quy trình ghi nhận đơn hàng trước khi triển khai.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Đây là điểm cần chú ý sau mốc 1/6/2025. Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền không chỉ dành cho cửa hàng bán trực tiếp tại quầy. Một số hộ kinh doanh bán hàng đến người tiêu dùng, trong đó có hoạt động bán lẻ qua kênh online, có thể thuộc nhóm phải sử dụng hình thức này nếu đạt điều kiện quy định.
Máy tính tiền ở đây không nhất thiết chỉ là một chiếc máy đặt tại cửa hàng. Điều quan trọng là hệ thống phải đáp ứng yêu cầu lập hóa đơn và chuyển dữ liệu theo quy định. Shop nên hỏi đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn về khả năng kết nối đơn Shopee, trạng thái thanh toán, hoàn hủy và đối soát.
Hóa đơn điện tử không có mã
Một số doanh nghiệp đủ điều kiện có thể sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Đây không phải lựa chọn mặc định cho mọi shop. Doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện áp dụng và hồ sơ đăng ký trước khi sử dụng.
Nếu chưa chắc mình thuộc nhóm nào, shop nên làm rõ với kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Việc tự chọn mẫu hóa đơn chỉ vì phần mềm đang có sẵn có thể dẫn đến sai loại chứng từ.
Shopee có xuất hóa đơn thay cho shop không?
Thông thường, người bán là chủ thể chịu trách nhiệm về hàng hóa và nghĩa vụ lập hóa đơn cho giao dịch của mình. Shopee có thể cung cấp dữ liệu đơn hàng, đối soát, phí sàn hoặc chứng từ dịch vụ theo vai trò của nền tảng, nhưng các tài liệu này không đương nhiên thay thế hóa đơn bán hàng của shop.
Đây cũng là lý do xuất hóa đơn Shopee không đồng nghĩa với việc tải một file doanh thu từ Seller Centre. File doanh thu giúp shop đối chiếu đơn, phí, hoàn trả và dòng tiền. Hóa đơn điện tử phải được lập theo quy định về người bán, người mua, hàng hóa, giá trị giao dịch và thời điểm lập.
Nếu nền tảng khấu trừ, kê khai hoặc nộp thay một số khoản thuế cho cá nhân kinh doanh theo cơ chế riêng, shop vẫn cần tách phần thuế khỏi phần hóa đơn. Một nghĩa vụ được nền tảng hỗ trợ không có nghĩa mọi nghĩa vụ khác đã hoàn tất.
Shop đang rà lại chi phí quảng cáo nên tách riêng dữ liệu bán hàng và dữ liệu truyền thông. Các bài cách đo lường hiệu quả quảng cáo đa kênh và checklist audit tài khoản quảng cáo 40 mục có thể dùng để kiểm tra phần marketing, còn hóa đơn cần đối chiếu với sổ bán hàng và hồ sơ thuế.
Cách xác định shop có phải xuất hóa đơn không
Hãy kiểm tra theo thứ tự sau, thay vì bắt đầu từ việc tìm một phần mềm xuất hóa đơn:
- Xác định chủ thể bán: doanh nghiệp, hộ kinh doanh hay cá nhân kinh doanh.
- Kiểm tra phương pháp khai, nộp thuế đang áp dụng.
- Tổng hợp doanh thu theo năm và xác định mốc doanh thu liên quan.
- Kiểm tra nhóm hàng hóa, dịch vụ và hình thức bán có thuộc diện bán trực tiếp đến người tiêu dùng hay không.
- Xác định từ ngày 1/6/2025, shop có thuộc nhóm phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hay không.
- Phân biệt doanh thu đơn hàng với phí sàn, phí vận chuyển, tiền hoàn và các khoản điều chỉnh.
- Kiểm tra dữ liệu người mua: cá nhân không lấy hóa đơn, doanh nghiệp cần hóa đơn, thông tin xuất hóa đơn không đầy đủ.
- Đối chiếu thời điểm lập hóa đơn với thời điểm giao dịch, giao hàng, thu tiền hoặc hoàn trả theo trường hợp thực tế.
- Thiết lập quy trình xử lý đơn hủy, trả hàng, hoàn tiền và điều chỉnh hóa đơn.
- Lưu trữ hóa đơn cùng dữ liệu đơn hàng, đối soát sàn và chứng từ thanh toán.
Khi nối nội dung này với hai bài thuế đã có, nên giữ ba lớp dữ liệu riêng: doanh thu tính thuế, khoản thuế sàn khấu trừ hoặc kê khai thay, và hóa đơn bán hàng. Cách tách này giúp kế toán không lấy một báo cáo của Shopee làm căn cứ duy nhất cho toàn bộ hồ sơ.
Ví dụ phân loại để shop dễ hình dung
Một doanh nghiệp bán mỹ phẩm trên Shopee sẽ xử lý hóa đơn theo quy định dành cho doanh nghiệp, dù doanh thu đến từ Shopee hay website riêng. Kênh bán không làm thay đổi chủ thể xuất hóa đơn.
Một hộ kinh doanh bán trực tiếp cho người tiêu dùng và có doanh thu hằng năm từ 1 tỷ đồng trở lên cần kiểm tra nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định có hiệu lực từ 1/6/2025.
Một cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng này không nên tự kết luận là “không cần hóa đơn”. Người bán vẫn phải xem phương pháp thuế, yêu cầu của người mua, ngành nghề và hướng dẫn của cơ quan thuế. Nếu cần minh họa mốc doanh thu, con số 1 tỷ đồng trong ví dụ này là ngưỡng pháp lý nêu trong quy định, không phải mức doanh thu mặc định cho mọi trường hợp.
Những lỗi thường gặp khi xử lý hóa đơn điện tử bán hàng online
Lỗi đầu tiên là gọi toàn bộ chứng từ từ sàn là hóa đơn điện tử bán hàng online. Báo cáo đơn hàng, phiếu đối soát, chứng từ phí và hóa đơn bán hàng có mục đích khác nhau.
Lỗi thứ hai là chỉ kiểm tra doanh thu rút về tài khoản ngân hàng. Doanh thu cần được đối chiếu với đơn phát sinh, đơn hoàn, khoản nền tảng giữ lại và phương pháp ghi nhận theo quy định.
Lỗi thứ ba là xuất hóa đơn theo trạng thái “đã giao” nhưng không có quy trình xử lý khi khách trả hàng. Shop cần thống nhất cách điều chỉnh, thay thế hoặc xử lý hóa đơn với đơn vị cung cấp giải pháp và kế toán.
Lỗi thứ tư là chờ đến khi khách doanh nghiệp yêu cầu mới kiểm tra hệ thống. Nếu phần mềm chưa kết nối hoặc dữ liệu sản phẩm chưa chuẩn, việc xử lý lùi cho nhiều đơn sẽ mất thời gian và dễ sai.
Khi shop mở rộng quảng cáo, số đơn tăng nhanh không tự động chứng minh nghĩa vụ hóa đơn đã thay đổi. Hãy theo dõi doanh thu và loại hình giao dịch theo định kỳ, tương tự cách bạn theo dõi hiệu quả trong hướng dẫn quảng cáo Shopee toàn tập.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn Shopee có phải là hóa đơn do Shopee xuất không?
Không nhất thiết. “Hóa đơn Shopee” thường là cách gọi hóa đơn bán hàng phát sinh từ đơn trên Shopee. Chủ thể bán hàng thường chịu trách nhiệm lập hóa đơn cho giao dịch của mình, còn nền tảng có thể cung cấp báo cáo, đối soát hoặc chứng từ cho các khoản dịch vụ riêng.
Shop dưới 1 tỷ đồng doanh thu có được miễn hóa đơn không?
Không nên kết luận như vậy cho mọi trường hợp. Mốc 1 tỷ đồng liên quan đến nhóm hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định mới. Doanh nghiệp, ngành nghề, phương pháp thuế và yêu cầu của người mua vẫn cần được kiểm tra riêng.
Thuế Shopee khấu trừ thay có thay cho hóa đơn không?
Không. Khấu trừ, kê khai hoặc nộp thay thuế là một phần xử lý nghĩa vụ thuế. Hóa đơn bán hàng là chứng từ khác, có yêu cầu riêng về người bán, người mua, hàng hóa và thời điểm lập.
Khi nào shop nên chuẩn bị hệ thống xuất hóa đơn?
Shop nên chuẩn bị ngay khi bắt đầu có doanh thu ổn định, khách doanh nghiệp hoặc quy mô đơn tăng nhanh. Đặc biệt, hộ kinh doanh cần rà lại điều kiện áp dụng theo mốc 1/6/2025 thay vì chờ đến khi vượt ngưỡng mới kiểm tra. Trước khi vận hành, hãy thử luồng đơn, hoàn hàng, điều chỉnh và đối soát với dữ liệu Shopee.
