Có một tình huống làm nhiều chủ gian hàng bối rối: bảng lãi lỗ cho thấy tháng vừa rồi có lãi, nhưng tài khoản không đủ tiền để trả đơn nhập hàng tiếp theo.
Đây không phải lỗi kế toán. Đó là hai thước đo khác nhau đo hai thứ khác nhau, và với mô hình bán sàn thì khoảng cách giữa chúng đặc biệt rộng.
Hai thước đo, hai thời điểm
Bảng lãi lỗ ghi nhận doanh thu và chi phí tại thời điểm phát sinh: đơn giao thành công là doanh thu được ghi, hàng xuất kho là giá vốn được ghi.
Dòng tiền chỉ ghi nhận khi tiền thật sự vào hoặc ra khỏi tài khoản.
Với một gian hàng đứng yên về quy mô, hai thước đo này chênh nhau không đáng kể. Khoảng cách bung ra đúng vào lúc gian hàng tăng trưởng nhanh — nghĩa là chính lúc mọi thứ trông có vẻ tốt nhất.
Nguyên nhân 1 — Sàn giữ tiền
Tiền từ một đơn hàng không về ngay khi khách thanh toán. Sàn giữ lại cho tới khi hết thời hạn đổi trả, rồi mới đối soát và chuyển về theo kỳ.
Trong khoảng chờ đó, ba khoản chi đã phải trả rồi: tiền hàng cho nhà cung cấp, ngân sách quảng cáo, và chi phí vận hành. Nói cách khác, gian hàng đang cho sàn vay một khoản bằng doanh thu của khoảng thời gian chờ đó — và khoản vay này tự động lớn lên mỗi khi doanh thu tăng.
Đây là lý do nghịch lý: tháng bán tốt nhất thường là tháng căng tiền nhất.
Nguyên nhân 2 — Trả nhà cung cấp trước khi thu
Phần lớn nhà cung cấp yêu cầu thanh toán trước hoặc ngay khi giao hàng, đặc biệt với đơn hàng mới hoặc số lượng lớn. Trong khi đó tiền bán ra thì về sau.
Khoảng cách giữa hai mốc này chính là số vốn lưu động bạn phải tự bỏ ra để duy trì hoạt động. Nó không xuất hiện ở bất kỳ dòng nào trên bảng lãi lỗ.
Nguyên nhân 3 — Hoàn hàng dồn về sau
Đơn hoàn không xảy ra cùng lúc với đơn bán. Nó rơi vào các tuần sau, và với những đợt bán lớn thì lượng hoàn cũng dồn lại thành đợt.
Hệ quả về dòng tiền: khoản tiền tưởng đã chắc chắn bị khấu trừ ngược ở kỳ đối soát sau, đúng lúc bạn đã lên kế hoạch tiêu nó. Hàng hoàn về kho thì trở lại thành tồn kho — tức là tiền đã bị khoá lại một lần nữa.
Nguyên nhân 4 — Nhập hàng cho mùa cao điểm
Chuẩn bị cho đợt cao điểm nghĩa là chi một khoản lớn cho hàng trước khi bán được đồng nào. Đây là khoản chi lớn nhất và có tính thời điểm rõ nhất trong năm.
Rủi ro nằm ở chỗ nó cộng dồn với nguyên nhân thứ nhất: tiền của đợt bán trước còn đang nằm ở sàn, tiền nhập hàng cho đợt tới đã phải trả. Nhiều gian hàng gặp sự cố tiền mặt đúng vào giai đoạn kinh doanh tốt nhất của mình vì hai dòng chi này chồng lên nhau.
Chu kỳ chuyển đổi tiền mặt
Có một con số gói gọn cả bốn nguyên nhân trên: số ngày kể từ khi bạn chi tiền mua hàng cho tới khi tiền bán hàng về tài khoản.
Nó gồm ba đoạn:
- Số ngày hàng nằm trong kho trước khi bán được.
- Số ngày từ lúc bán tới lúc sàn chuyển tiền về.
- Trừ đi số ngày bạn được nhà cung cấp cho nợ.
Con số cuối cùng cho biết bạn cần bao nhiêu ngày vốn để duy trì nhịp hiện tại. Nó cũng cho biết ngay ba cần gạt cần chỉnh, xếp theo mức khả thi:
- Đàm phán kỳ hạn thanh toán với nhà cung cấp. Đây thường là cần gạt hiệu quả nhất vì nó không phụ thuộc vào sàn, và mỗi ngày nợ thêm là một ngày vốn được giải phóng.
- Giảm số ngày tồn kho. Nhập nhiều lần với lượng nhỏ hơn thay vì một lần lượng lớn, chấp nhận giá nhập kém hơn một chút để đổi lấy dòng tiền.
- Rút ngắn thời gian tiền về từ sàn. Một số sàn có tuỳ chọn nhận tiền sớm kèm phí — đây là một khoản vay ngắn hạn được đặt tên khác, nên phải quy phí đó về lãi suất theo năm trước khi quyết định.
Mức dự phòng nên có
Nguyên tắc thực tế: giữ sẵn một khoản tiền mặt đủ trang trải phần chi phí cố định trong một khoảng vượt qua được chu kỳ chuyển đổi tiền mặt, cộng thêm phần đệm cho một đợt hoàn hàng bất thường.
Khoản này phải là tiền mặt thật, không phải hạn mức tín dụng chưa dùng và không phải giá trị tồn kho. Tồn kho là thứ khó thanh khoản nhất đúng vào lúc bạn cần tiền nhất, vì bán tháo để lấy tiền nghĩa là chấp nhận mức giá mà bình thường bạn không chấp nhận.
Trước khi mở rộng, kiểm tra dòng tiền chứ không chỉ kiểm tra biên
Quyết định tăng ngân sách quảng cáo hoặc mở rộng danh mục thường được cân bằng biên đóng góp. Đó là điều kiện cần nhưng chưa đủ.
Điều kiện còn lại: mức tăng trưởng dự kiến sẽ làm khoản vốn bị khoá lớn thêm bao nhiêu, và bạn có đủ tiền để chịu khoản đó trong suốt độ dài của chu kỳ chuyển đổi tiền mặt không.
Đây là câu hỏi bị bỏ qua thường xuyên nhất, và là nguyên nhân khiến một số gian hàng phải phanh gấp giữa lúc đang tăng trưởng tốt — không phải vì mô hình sai mà vì hết tiền để chờ.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Dịch vụ nhận tiền sớm của sàn có nên dùng không?
Nó giải quyết đúng vấn đề, nhưng phải tính chi phí thật. Quy mức phí về lãi suất theo năm rồi so với các nguồn vốn khác bạn tiếp cận được. Dùng thường xuyên như một phần của mô hình vận hành thì cần chắc chắn biên đóng góp gánh nổi khoản đó, còn dùng để vượt qua một giai đoạn cụ thể thì hợp lý hơn.
Có được nợ nhà cung cấp không?
Tuỳ quan hệ và tuỳ lịch sử thanh toán. Đây là điều đáng đàm phán sớm vì nó là cần gạt dòng tiền rẻ nhất mà bạn có — rẻ hơn mọi hình thức vay. Cơ sở đàm phán mạnh nhất là sản lượng ổn định và lịch sử trả đúng hạn.
Lãi trên sổ nhưng âm tiền mặt kéo dài nhiều kỳ thì có nghiêm trọng không?
Có. Âm tiền mặt trong một giai đoạn mở rộng là bình thường, nhưng âm liên tục mà không thu hẹp nghĩa là mô hình đang cần vốn bổ sung liên tục để tồn tại. Việc cần làm là tính chu kỳ chuyển đổi tiền mặt và xác định rõ mức tăng trưởng nào là mức bạn tự nuôi được.
Người sáng lập có nên rút tiền khi dòng tiền đang căng không?
Nếu đó là lương cho công việc vận hành thì nên giữ đều và đưa vào chi phí cố định, vì như vậy con số chi phí mới phản ánh đúng thực tế. Phần chia lợi nhuận thì nên chờ tới khi khoản dự phòng đã được dựng đủ — rút phần lợi nhuận trong lúc dòng tiền căng là cách biến một vấn đề thời điểm thành một vấn đề tồn tại.